電話代行サービスとは?クオリティの高い業者の見分け方

企業にとって、電話対応はサービス満足度を大きく左右する重要な業務のひとつです。
電話代行サービスを利用すれば、そんな業務の効率化を図ることができます。

FC2USER577663JIL さん

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電話代行サービスとは?

電話代行サービスを始めて利用する人にとって、サービス内容は未知数でしょう。
電話代行サービスで依頼できる、主なサービス内容をご紹介します。

電話代行(でんわだいこう)とは、一般的には依頼者の代わりに電話応対を行なう代行サービス業を指す。秘書代行(ひしょだいこう)、電話秘書代行(でんわひしょだいこう)などとも呼ばれる。

昭和40年代には始まっている古くからの代行サービスである。

事務所不在、商談中などに、代行会社に転送し、貴社事務員としてオペレーターが応対。電話の転送は、電話会社の転送機能(NTTのボイスワープ等)を利用して電話機で簡単に操作できます。事務員がいる場合と同様に、お客様や取引先に安心感を与えます。

一般的に、『受注代行』『コールセンター代行』などといわれています。電話番号を別に用意し、通販のお問合せ、求人窓口、お客様相談窓口等を貴社スタッフとしてオペレーターが応対。

電話番号は自社で取得し、代行会社に転送、もしくは、代行会社に用意してもらった電話番号を利用します。設備投資、スタッフ教育、管理等の負担なく、コールセンターを開設することができます。

電話代行サービスの利用方法

電話代行サービスの利用は、以下の手順でおこなうのが一般的です。

サービス会社の電話相談窓口に、まず電話をして相談します。その際には、ご希望やご要望をくわしくお伝えください。それらに適したサービス内容のプランや費用のご提案、利用に関する手続きやその手順などをお知らせします。利用者に合わせてプランを作成できるオーダーメイド制ですから、些細なことでもご相談いただければそれに合わせたプランを立てられます。

サービス開始日をご相談の上取り決め、正式に申込書に記入の上利用契約をします。開始までに準備期間が必要な場合はご相談に乗りますので、ご希望をくわしくお伝えください。その上で『代行業務契約書』に必要事項を記入いただき、正式契約となります。

電話秘書サービス会社によって価格、応対品質、機能、サービス内容などが異なっていますので、各社のホームページを閲覧しながら相対的な価値感を掴んでおくことで、STEP2で正しい判断に向かうことが可能となります。

電話代行業者を選ぶポイント

電話代行業者によって、実績やサービス内容、強みなどはさまざまです。
比較ポイントを意識して、自社に合った最適なサービスを選びましょう。

本当にそのサービスは必要ですか?逆にそのサービスがなかったら不便で困りませんか?目的がしっかり決まっていれば、無駄をすることもなく、逆に妥協することもなく、あなたのビジネス・スタイルに合わせた応対が可能になります。

自社にとってサービスの範囲がどのくらい必要なのかを明確にしておき、必要なサービスをできるだけ基本料金の中でできるようになっているプランを選ぶようにするといいでしょう。

安い基本料金にオプションを複数つけた場合よりも安くできることが多いです。

複数の会社から資料を取り寄せて比較すると会社の特徴がよくわかりますので比較してみるといいでしょう。

気になる点はとことん納得できるまで担当者に質問しましょう。どんな質問や問い合わせにも丁寧に対応してくれるのが良い業者です。

オンラインで問い合わせもできますし、電話して質問もできますが、できれば電話で質問するといいでしょう。

おすすめの電話代行業者

実際に多くの利用者に好評を博している、おすすめの電話代行サービスをまとめました。
悩んだときには、ぜひ電話代行サービス選びの参考にしてください。

■CUBE電話代行サービス

オペレーター全員が社内・外のセミナーで敬語や電話対応技術をしっかりと身に着けており、高品質なサービスの提供が可能
他社ではオプションになるサービスが基本料金内に含まれている

サービスのなかには、着信の際の即時メール・電話連絡はもちろん、内線のような感覚でお客様と話せる「応答後転送」というサービスも実施。英語対応のプランもあります。

月のコール数によってライトから標準200回プランまでありますが、一番安いプランでもクレームの一次対応まで行ってくれるので、料金に対するコストパフォーマンスが高いと評判です。

会社名 株式会社大阪エル・シー・センター
所在地 〒530-0001 大阪市北区梅田1丁目11番4-1100号 大阪駅前第四ビル11階
連絡先 0120-888-108(フリーダイヤル)

■ベルシステム24

数多くの大手企業のコールセンターサービスを構築・運用し、厳しい品質基準をクリアしてきました。

法律業界ならではの専門用語も
正確に伝えてくれるのが嬉しい、
安心が積み重なるサービスです。

商号 株式会社ベルシステム24
本社 東京都中央区晴海一丁目8番11号 晴海アイランド トリトンスクエア オフィスタワーY棟
0120-600-024

■株式会社ビジネスアシスト

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