しかし、取引先に謝罪しなければならない状況は、謝罪する側にとっても相当に深刻な事態であり、当然、最終的には責任者が先方に出向いて直接謝罪しなければなりません。謝罪メールは、あくまでも緊急に謝意を表明するためのものです。

また、さほど深刻なミスやトラブルではないが、直ちに連絡して謝罪しなければならない場合に、メールの持つ即応性が大いに役立ちます。よくある例としては、アポイントを取った時間に訪問できなくなった場合、来客予定の時間に不在にせざるを得なくなった場合、納品の日時に間に合わなくなった場合などが挙げられます。いずれも後日、訪問や詫び状で、あるいは電話で、改めて謝罪しなければなりませんが、とりあえず謝罪メールが届くことは、メールを受け取った側にとって多少なりとも救いとなることでしょう。

迷惑かけた相手と、メールでのやり取りが日常でもお詫びするときは、メールではなく先方へ出向いていきます。少し大袈裟かと感じるときは電話にしましょう。日頃の連絡方法では謝罪の気持ちは伝わりません。
メールではなく電話、また出向いていくにしても早急な対応することが大切です。時間がたつほど事が大きくなってしまうので、早めに行動しましょう。

謝罪文で一番大切なことは二度と同じことは繰り返さない、ということです。
まず、その原因を調べるよりも早くお客様にお詫びの言葉を伝えておくことが大事です。
謝罪文の手紙はその言葉を伝えた後に改めて送るようにしましょう。

このたびはわが社の社員が大変なご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます、という感じでいいでしょう。
社員に対する注意とお叱りの言葉を頂き、大変恐縮に存じます、という感じでもいいでしょう。
とにかくきちんとした誠実な対応が必要です。

謝罪文を書く時の原則事項としてはまず申し訳ないという気持ちを素直に表す事が重要です。
素直に表さないで言い訳等をすると逆効果なので注意が必要です。
そして謝罪文を受ける側としては今後ミスした此方側がどのような対処をするか、どのような対策をして今後ミスに繋がらないようにするかを知りたがっているので、対処及び対策法を明確にする必要があります。
仮に原因が分からない場合でも只今調査中とし謝意だけでもいいので相手に謝罪の気持ちを表すのがとても重要です。