しかし、取引先に謝罪しなければならない状況は、謝罪する側にとっても相当に深刻な事態であり、当然、最終的には責任者が先方に出向いて直接謝罪しなければなりません。謝罪メールは、あくまでも緊急に謝意を表明するためのものです。

また、さほど深刻なミスやトラブルではないが、直ちに連絡して謝罪しなければならない場合に、メールの持つ即応性が大いに役立ちます。よくある例としては、アポイントを取った時間に訪問できなくなった場合、来客予定の時間に不在にせざるを得なくなった場合、納品の日時に間に合わなくなった場合などが挙げられます。いずれも後日、訪問や詫び状で、あるいは電話で、改めて謝罪しなければなりませんが、とりあえず謝罪メールが届くことは、メールを受け取った側にとって多少なりとも救いとなることでしょう。