謝罪文を書く時の原則事項としてはまず申し訳ないという気持ちを素直に表す事が重要です。
素直に表さないで言い訳等をすると逆効果なので注意が必要です。
そして謝罪文を受ける側としては今後ミスした此方側がどのような対処をするか、どのような対策をして今後ミスに繋がらないようにするかを知りたがっているので、対処及び対策法を明確にする必要があります。
仮に原因が分からない場合でも只今調査中とし謝意だけでもいいので相手に謝罪の気持ちを表すのがとても重要です。