社宅管理とは?代行業者に任せるメリット

毎月、膨大な作業量になることも少なくない企業の社宅管理。

最近、社宅管理を外部に任せて、業務のスリム化を図る企業が増えているのをご存知でしょうか。

今回は、社宅管理のメリットや利用する際のポイントについてまとめてご紹介します。

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■社宅管理について

まず、社宅管理とはどういった業務か、簡単に知っておきましょう。

企業が抱える社宅に関する事務作業は多岐にわたります。

社有社宅と借上社宅では、必要となる管理項目が異なる。管理項目の例は以下のようなものがある。

社有社宅
資産管理・設備管理・入退居管理など
借上社宅
物件の斡旋~入退居管理、契約管理・支払管理・預入金残高管理など

「厚生社宅」として、一般従業員が入居する場合と、「転勤社宅」として、転勤者が入居する場合とでは、一般入居者に入居の条件がつけられているケースが目立ち、企業の住居提供は、転勤者、遠距離通勤者、工場勤務者などを対象とする傾向が見られる。

こうした二つの流れを見ると、企業の社宅施策は、人員配置に合わせて、民間から物件を借上げて転勤者に提供する借上社宅が中心となっていると見ることができる。また、その一方で、保有している社宅物件の入居率を確保するため、運用上の入居基準を下げている例も見られる。

もしその社宅に入居を希望する社員がいた場合、入居までの諸々の手続きも管理業務の中に含まれます。

一般的には社員からの入居申請に対し会社の側で承認を行い、それが完了してから賃貸契約手続きを開始するという流れとなります。

社内での決定が完了した後貸主との賃貸契約の締結となるのですが、近年では紹介会社に仲介をしてもらうことが一般的となっています。また社有社宅の場合にはこの業務は必要ありません。

毎月の家賃の支払いに関してもその支払額に間違いがないかなどを精査し、それを管理するといった業務が発生します。

もし間違いが合った場合には適宜修正を行います。

流れとしては、振込用のデータを作成し、そのデータを入居している各社員に渡して処理をします。

近年では支払い方法は給与控除であることが一般的となっておりますが、その場合にもその控除が行われる旨を社員に伝え、給与処理担当者(部署)にもその処理を依頼します。

■安心して任せられる社宅管理代行会社

こうした煩雑な業務を、外注する動きが加速しています。

自社の社宅管理を代行させる業者にはどのような会社があるのでしょうか。

具体的に見ていきましょう。

・ANSWERネットワーク

社宅斡旋システムは42事業所と1,800社からなる全国の優良賃貸不動産会社によるANSWERネットワークによりきめ細かなサービス

全国の優良賃貸不動産会社によるANSWERネットワークでは、敷金回収率61.75%の好成績を出しています。社宅業務の90%以上を代行可能で、これまでよりも低コストかつ効率の良い業務を進めることができるでしょう。

社会保険料の計算等、給与関連業務もオプションで追加できます。大手食品メーカー450戸、大手金融機関1,900戸、大手保険会社1,400戸などでANSWERネットワークが導入されており、社員の不満解消や業務効率の改善に役立てられています。

全国ネットワークが強みの社宅管理業者です。

社宅管理以外の経理業務も一括して任せられるので、さらに便利に利用できます。

・リロケーション・ジャパン

今回、ご紹介するもう一社は、リロケーション・ジャパンです。

実績豊富な今回会社の特徴とは?

昭和42年の創業以来、日本の住宅問題に取り組んできたリロケーション・ジャパン。

転勤や社宅など働く人々が安心して住まうためのサポートを行っています。

リロケーション・ジャパンのサービスの多くは、WEBシステムを利用することでスピーディーに行うことができます。

これらWEBシステムの活用により、今まで紙ベースで行っていた申請や契約関係をペーパーレス化することができ、業務効率の改善や業務の属人化を解消することができます。

またマイナンバーなどの個人情報の取扱いにおいても、転貸型管理によってマイナンバーの取得義務から解放され、流出を回避することができます。

■社宅管理代行会社を選ぶ時のポイント

さまざまな社宅管理代行業者からどういった基準で依頼するところを決めれば良いのでしょうか?

ここからは、知っておきたいポイントをまとめてご紹介します。

業務内容やプラン、料金の比較は当然ですが個人情報や機密情報の管理方法も見ておきましょう。

基本的なことではありますが、セキュリティの問題は代行会社の信頼度に大きく関わります。

社員の方が安心して利用するためにも大事なことですね。

受託実績の比較です。

この数値だけが代行会社の評価の全てではありませんが、人気のある会社を見ることは選定する上で大変参考になります。

自社に必要なサービスが明確になりやすいからです。

調べてみると自社では必要のないサービスがセットプランに含まれていることもありますので、臨機応変に対応してくれるフットワークが軽い会社を探してみるのも良いかもしれませんね。

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