ペーパーレス化によって書類がデータ化されていれば、保存されているすべての文章に検索をかけることができるので、瞬時に探している書類にアクセスできます。しかも会社にいる必要もなく、取引先や出張先からでもすぐに情報を得ることができます。さらに、一度データ化されてしまえば、利用状況などを統計的に分析してビッグデータとして他の分野に応用することもできます。