紙で書類が管理されている場合、利用したい情報があるときには、「棚からファイルを出す」「段ボールから目当ての書類を探し出す」など、物理的にその書類を探し出さなければなりません。ファイルを繰りながら、お目当ての書類を探す手間と時間がかかる作業は、効率がいいとは言えません。