1.現オフィスの契約内容を確認
・解約予告期間を確認
・原状回復は「誰が」「どこまで」行うのかを確認
・原状回復の業者を手配
・預託金の返還時期を確認
オフィス移転でやらなければいけないこと東京にある賃貸オフィスの仲介業者
オフィス移転ってやらなければいけないことが沢山！
一連の流れと東京にある賃貸オフィスの仲介業者をまとめました！
岡田かよこ さん
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移転先のオフィスを検討する前に、現在のオフィスの契約書を確認しましょう。
主なチェックポイントは「解約予告期間」「原状回復」「預託金」の3つです。
2.オフィス移転計画の立案
・現オフィスの問題点を抽出
・移転スケジュールの決定
・プロジェクトメンバーの選出
・予算・賃料の算出
・必要面積の決定
・移転計画説明会の実施
現在のオフィスのコストや生産性、従業員の満足度などを検討し、オフィス移転の目的とスケジュール、予算、希望する物件の条件を決定していきましょう。
計画段階で要件を決めておかないと、プロジェクトの進捗に遅れが出てしまいます。
3.物件選び
・必要面積、上限賃料との合致を確認
・飲食店や銀行など周辺の設備環境を確認
・公共交通機関の充実度と交通費コストの負担を確認
・外観・エントランス、エレベーターなどの共用設備などを確認
・トイレ、セキュリティ、空調、電気容量、ネットワーク環境、駐車場などの設備を確認
・清掃、設備点検、管理人の有無、出入口の開閉時間など管理状況を確認
予算や面積などの基本条件に合致した物件が見つかったら、パンフレットや賃貸条件表、平面図などの資料をもとに比較検討して候補を絞り込んでいきます。
現地見学では最寄り駅からの所要時間や周辺環境、ビルの管理状況なども細かく確認しましょう。
4.新オフィスの契約
・契約申し込みにおける必要書類（申込書、会社概要など）を確認
・契約における必要書類（会社実印、登記簿当方、印鑑証明、保証人実印、住民票など）を確認
・その他に発生する契約（清掃契約、駐車場契約）を確認
オフィス契約にあたっては数々の必要書類が発生します。
契約段階になって慌てないよう、早めに書類や資料の用意を進めましょう。
5.新オフィスの移転準備
・レイアウト（執務スペース、収納スペース、会議室、什器設置場所、エントランス）の作成
・電話・FAX移設業者の選定、電話回線の確保、電話機の選定、電話会社への連絡
・OA機器移設業者の選定、機器リニューアル検討、機器リース会社への連絡
・内装工事業者の選定
・金融機関・リース会社・保険会社・新聞販売会社など関係会社への連絡
・挨拶状類（送付先リストや案内文の作成、印刷発注、宛名書き）の作成・発送
・社内印刷物（封筒、名刺、ゴム印、社員証、帳票類）の作成・配布
・従業員定期の買い換え
・関係官庁への届け出（法務局、税務署、都道府県税事務所、社会保険事務所、労働基準監督署、公共職業安定所、消防署、郵便局、警察署）
現在のオフィスの見直しからスタートする「レイアウト」をはじめ、各専門業者への手配、関係官庁への届け出など多くの手続きややりとりが発生します。
漏れがないよう、プロジェクトメンバー間で役割分担をしてスケジュールに沿って進めましょう。
6.移転（引っ越し）作業
・社内向け説明会の実施
・廃棄物とその処分方法の確認
・移転段取りの確認
・退去段取りの確認
・備品の梱包
移転を前に、最終的なスケジュールや段取りの確認を行います。
プロジェクトメンバーはもちろん、全従業員にも段取りを伝え、 当日に滞りなく移転できるように進めていきましょう。
最終打ち合わせは現オフィスとも新オフィスとも行います。
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