イベント管理システムの基礎知識やおすすめのシステム

さまざまなイベント管理をする上で役立ってくれるのが「イベント管理システム」です。
今回はイベント管理システムの基礎知識やおすすめシステムについてまとめました。

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■イベント管理システムの基礎知識

こちらでは、イベント管理システムの基礎知識について見ていきましょう。

情報管理のコスト節約

イベント管理システムを利用すると、そういった情報管理を一元化できます。管理担当者の人数も必要最小限で済むので、総合的にカットできるコストは大きいです。イベントの頻度が高かったり、規模が大きい場合には導入するのをおすすめします。

受付などがスムーズになる

イベント管理システムでは、来場者の受付リストを出力できます。リアルタイムで状況を把握できるため、誰が来場していて誰がまだ来ていないのかなど、瞬時に確認することが可能です。

自分で作成可能

イベントタイムラインは。イベント管理システムで作成したイベント情報をまとめて表示できます。
ホームページやブログに簡単に設置でき、指定したイベントだけを表示したり、ビジュアルを変更できたり自由にカスタマイズが可能です。

告知ページも作成できる

イベントの詳細情報やイメージ画像など掲載できます。会場までのアクセス情報はGoogleマップで正確な情報提供できます。郵便番号や住所を登録するだけで設置できます。
講演者やスピーカーの情報、イベントのタイムスケジュールなどイベント告知に必要な情報を簡単に掲載する機能が揃っています。

このように、さまざまなメリットがあります。

■イベント管理システムの選び方

こちらでは、イベント管理システムの選び方について見ていきましょう。

ニーズに合わせる

受付で使うことを主とするのか、顧客管理をしたいのか、アフターフォローを手厚くするためなのか…目的はさまざまであると思います。会社のニーズに応じたシステムを選びましょう。

当然ですがシステムによって価格は異なり、イベント管理システムでは高価なものと安価なものの差が比較的大きいです。また、料金体系が定額制か従量課金制なのかの違いも、自社の使い方に応じてマッチする方は変わってきます。機能のカスタマイズ性の高いものか否かも価格のところに関連してくる項目です。

システムの対応範囲

簡単に言えば、申込から当日の受付までなのか、終了後の御礼メールのような事後フォローまでなのかといった点です。極端な例を挙げるなら、当日の来場者管理のみに特化したタイプなどもあるため、自社がどこを変えたいと考えているのかによって、選び方が大きく変わってきます。

このように、さまざまな選び方があります。

■利用者が多いイベント管理システム

こちらでは、おすすめのイベント管理システムについて見ていきましょう。

情報発信からイベント・懇親会の受付までを一気に案内できるシステム。シンプルな料金プラン+イベント開催数やメール通数などの制限が一切ありません。QRコードを使って受付ができるので、当日の案内もスムーズかつ少人数で対応可能です。イベント直前の忙しい時期には、自動でリマインドメールや個別メールを送信。イベントのワクワク感を高めたり、ドタキャンを防いだりできる豊富なサービスが魅力的です。

イベントクリエイト

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