自宅から出た個人情報などの機密情報を含んだ書類の廃棄で、一番手っ取り早い方法が自分で廃棄処理してしまうこと。

手動シュレッダーやハサミ、家庭用シュレッダーなどを利用して、数枚ずつ地道に情報を見えなくしていく方法です。

不用品回収業者の中には、オフィスの片付けも行ってくれているところがあります。

そのような業者であれば、機密書類の処分方法もしっかりしているため、安心して処分を依頼することができるでしょう。

段ボール箱に書類を詰めて送ると、箱ごと溶解してくれるサービスがあります。

書類を持っていける距離に廃棄業者があれば、自分で直接持っていくことで、回収日を待つ必要がありません。

持ち込みの場合、当日連絡を入れて受け入れができることが確認できれば、即日対応できます。回収日を待つ必要はありません。

特定個人情報を含む機密文書を削除した場合や、電子媒体を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存する必要があります。

記録する項目としては、「廃棄日」「廃棄するファイルの種類」「廃棄責任者」などが考えられます。

この廃棄記録も個人情報を含む機密文書となりますので、鍵のかけられたキャビネットなどで管理する必要があります。

社内には多くのリスクが潜んでおり、代表的な例としては処理基準を統制しにくいために発生する過失や不注意、セキュリティ意識が低下した場合の情報漏洩などが挙げられます。

とある統計では機密文書の漏洩事故・事件のうち、約7割は社内に問題があったという衝撃的な結果が出ています。

これは、機密文書処理をはじめとする、セキュリティマネジメントの意識を、社員ひとりひとりに徹底させることが、いかに難しいかを語っていると言えるでしょう。

機密文書を廃棄するかどうかは、個人の判断にかかってきます。

廃棄してもいいと判断してシュレッダーにかけた文書が、実は保存しなければならないものだった…気づいた時にはもう手遅れです。

首にかけていた職員証をシュレッダーに巻き込んでしまった、という事故もよくあります。