オフィス移転の流れとは?

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オフィス移転の流れを知りたい

オフィスはどうやって移転するの?その流れをまとめました。

まずどれくらいお金がかかるの?

償却とは、現在賃貸契約を結んでいるオフィスを解約するときに、保証金から差し引かれるお金のことです。相場は賃料の1カ月分または保証金の1割から2割程度となっています。償却費がない場合も多くあります。また、入居時の取り決めにより契約期間の途中解約で違約金が発生するケースもあります。現オフィスの契約書などでしっかり確認しておきましょう。

出典 Runway

敷金や礼金、共益費など多くの費用が掛かるので前もって見積もりましょう。

今のオフィスの解約予告期間を確認する

オフィス移転が決まった場合、必要な事務手続きの中でも、最初に確認すべき事項が現在のオフィスの解約予告期間です。最長で6ヶ月という物件もありますが、意外と解除予告期間に気付かないまま移転を進めてしまって、余計なコストがかかってしまう例もあります。次の物件を決めた上で、現オフィスに解約通知をした場合、解約予告期間が3ヶ月以上だと、旧オフィスと新オフィスの両方の賃料が発生することになります。解約予告期間が6ヶ月だと、下手すると最大5ヶ月間も払ってしまうことに。私どもでは、解除予告期間を確認した上で、新規オフィス探しを少しを待っていただくようなアドバイスも行っています。

解約のタイミングを誤ると、余計なコストがかかってしまう場合が。解約する前に、解約期間をチェックして費用負担を抑えましょう。

物件情報を収集する

物件情報の収集
設定した条件をもとに、物件選定していきます。
情報を収集する方法はいろいろありますが、ここは是非当社にお任せ下さい!
物件の内覧や下見
収集した物件情報の中から設定した条件に近いもの、また気なった物件を選び、内覧や下見をします。
現地でしかわからないことも多くありますので確認が必要です。
実際に現地に行ったら確認すべき事を以前の記事でまとめてますので、こちらもご覧下さい。
賃貸事務所を見に行ったときに、必ず確認しなければならない10のこと
入居申込書の提出(入居の審査)
内覧をし、物件が決まったら入居申込書を貸主に提出します。
添付書類は会社概要のほか、決算報告書や連帯保証人の収入証明なども求められる場合もあります。
前もって確認して不備がないようにしましょう。
提出された書類をもとに貸主が入居の審査を行います。
通常は1週間前後で可否の返答が出ます。

物件の情報が集まったら、内覧や下見、入居申込書の提出を行ないましょう。

手続きに必要なことは?

オフィスレイアウトの決定とともに、各種の発注業務が発生します。引越業者の選定から電話・FAX・OA機器の移設・新設、増設、オフィス家具・什器の追加購入、移転案内状・社内印刷物などがあります。 それぞれの業者を決定したら、レイアウト図面に沿って、打ち合わせを行います。オフィス家具・什器の新規購入する物、移設する物、廃棄処分する物を明確にして、壁・床などの内装工事やOAフロア・電話空調・照明などの設備工事を含めたオフィス移転作業の手順、スケジュールを決定します。 移転準備の確認には、事務所移転チェックリストをプリントアウトして、1項目ずつ順番にチェックしましょう。

事業者との確認を綿密に行いましょう。

会社を移転した際は取引先に連絡をすることも忘れずに

賃貸オフィスを借りて引越をするには莫大な費用がかかりますが、どの程度かかるかはオフィスの規模だけでなく引越しの際にどれだけのオフィス什器を運ぶか、移転を行う時期、今のオフィスと新しいオフィスの距離にも大きく依存します。

一般的に言われているのがオフィス一坪あたりの費用として4万円前後は必要になるということです。引越し作業を行ってもらうための人件費として坪当たり2万円程度で計算する業者が多く、それに加えて荷物の搬送費用がかかるのでそれがおよそ2万円になるという計算です。

オフィス什器などの搬送費用については予め不要なオフィス什器を処分してしまって最小限にすれば安くできるものであり、人件費についても業者を比較すれば安くなる場合があるので努力次第で引越費用を削減できます。

必ずしも相場通りで引越しをする必要はないのでコスト削減をするために相見積もりを取って交渉してみると安く引越しができます。

オフィスを移転したら終わりではありません。取引先にも連絡し、継続取引をスムーズにさせましょう。

注意!すぐ移転できるわけではない

事前に重要事項説明書の説明を受け、契約内容を再確認することが大切です
契約書の調印
預託金など金銭のお支払い
契約時、必要書類の提出
契約に先立って手付金を納めるケースもありますが、契約の不履行など不測の事態が発生したときのことを考えると手付金は極力避けて、取り決めごとがはっきりしている契約の形を取ることをお勧めします。

いいオフィスが決まっても解約ができずにいれば移転ができません。オフィスのレイアウトを決めるのもいいのですが、何よりも大前提として解約手続きをしっかり済ませておきましょう。

移転は作業が多いもの。半年前から入念に手順をチェック

より良い条件で、良い物件をお探しいただく場合は、約6ヶ月前からお探しする事をおすすめします。
通常オフィスビルの解約通知は3~6ヶ月前が多いので募集が始まるのも、6ヶ月前からになります。他社よりも、早く良い物件をご案内させていただきますので、早めの計画を推奨いたします。

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