中小企業向け！マイナンバー管理の基礎知識とセキュリティ対策まとめ

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2016年度から始まったマイナンバー制度！そもそもマイナンバーって何？

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マイナンバーは2016年度から実施され、個人・法人に問わず、知っている方が大半だと思います。

しかし、もしかしたら知らないという方もいるかもしれないので、改めて”マイナンバー”についてご紹介していきます。

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マイナンバーとは、国民一人一人がもつ12ケタの番号のこと。

出典マイナンバー制度とは？分かりやすく説明！個人番号カードの使い方など

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日本国内に住む人（住民票のある人）全員に、一人ひとり異なる12桁の番号が割り当てられます。

この番号は途中で変わることなく一生使い続けます。

出典マイナンバーって、ぶっちゃけ何？ | Money Motto!（マネーモット）

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マイナンバーが使われるのは主に「社会保障」「税金」「災害対策」の3つに関連するときです。

出典【永久保存版】マイナンバー制度とは何か？～今すぐ押さえておきたいマイナンバー制度特集～｜スモビバ！

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マイナンバーは国民１人１人に与えられた、個人番号のことを言います。
この番号は生涯で変わることなく、一生使い続けることになります。

番号については国が管理しており、市役所などで調べてもらうことが可能です。

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自社で必要になる理由とは？マイナンバーが必要になる書類

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企業であれば、自社で働く従業員にマイナンバーの提出をお願いする必要があります。

なぜ、マイナンバーが必要なのかというと、企業・会社側は市役所や税務署に提出する書類にマイナンバーを記載する必要があるからです。

では、マイナンバーが必要になる書類について見ていきましょう。

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・扶養控除等申告書

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年末調整の際に従業員が記入する主な書類として、「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」と「保険料控除兼配偶者特別控除申告書」があります。

出典給与所得者の扶養控除等（異動）申告書とは？概要と書き方まとめ - 経営ハッカー｜「経営 × テクノロジー」の最先端を切り拓くメディア

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この扶養控除等申告書は、入社時や年末調整時に必要となるものですが、一旦そこにマイナンバーが記載されることで特定個人情報となり、その保管義務が問われることになります。

出典マイナンバーは扶養控除等申告書に記載が必要か？ | マイナンバーの対策、管理ならマイナンバー推進協議会

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・源泉徴収票や支払調書

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源泉徴収票とは何か？この質問に一言で答えるなら、「年末調整の結果表」です。
もしくは、「会社員のための確定申告書控え」といってもいいかもしれません。

出典源泉徴収票とは？その見方と発行時期をチェック [一般事務で働く・転職する] All About

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平成28年1月以降に支払う給与や報酬について、源泉徴収票や支払調書にマイナンバーを記載することになります。

出典マイナンバー制度で源泉徴収票が変わる？ | マイナンバーの基礎知識

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・雇用保険被保険者資格取得届

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雇用保険被保険者資格取得届とは、事業主が雇用する労働者が雇用保険の被保険者となる場合に、雇用した月の翌月10日までに事業所を管轄するハローワークに提出する書類のことです。

出典雇用保険被保険者資格取得届とは？｜ハローワーク利用案内

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現状ですでに雇用保険の資格取得届や離職票の発行などの手続きには、マイナンバーが必要になっています。

さらに、育児休業給付や高年齢継続給付などの手続きにも同様に、マイナンバーが必要なわけです。

出典雇用保険の手続きにはマイナンバーは書かないといけないの？

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・健康保険＆厚生年金保険被保険者資格取得届

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この届出は、従業員を採用した場合等、新たに健康保険、厚生年金保険及び船員保険に加入すべき者が生じた場合に、事実発生から５日以内に事業主が行うものです。

従業員が年金受給者であっても、加入要件を満たしている場合は届出をする必要があります。

出典健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届、船員保険・厚生年金保険被保険者資格取得届｜電子政府の総合窓口e-Gov イーガブ

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健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届については、今後マイナンバー記載欄のある届出フォーマットが配布される予定です。

出典マイナンバー管理の基礎知識 | 安全な管理方法、システムの比較4選 - マイナンバー管理システム | ボクシルマガジン

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一般的に企業が従業員を雇用するための書類にマイナンバーの記載が必要ということですね。

また、年末調整や源泉徴収票にも必要になるので、従業員のマイナンバーは自社で管理している企業・会社がほとんどです。

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安全性を確保するにはどうすれば？中小企業が実践しておきたいセキュリティ対策

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自社でマイナンバーを管理しているという企業は中小企業では多いでしょう。

しかし、マイナンバーは従業員の個人情報です。
ちゃんと管理しなければ、企業・会社の信用を落とすことになります。

そうならないためにも、情報漏洩リスクを正しく認識し、セキュリティ対策を行いましょう。

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・まずはルールを明確にしておくように

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事業者向けのガイドラインに示されているとおり、企業にはマイナンバー運用にあたって「基本方針の策定」と「取扱規程等の策定」という2種類のルールづくりが推奨されています。

このルールづくりをきちんと事前に行っておくことが、マイナンバー運用の大きなポイントとなります。

出典マイナンバーの管理方法は今までとは違う？企業の対策と運用のポイント | マイナンバーの対策、管理ならマイナンバー推進協議会

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マイナンバー管理には事業者向けのガイドラインがありますので、まずはそちらを読むようにしてください。

ルール作りの指標となるはずです。

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・パソコン・複合機を使ってマイナンバー管理する