通称Pマークと呼ばれています
これは私達の個人情報を守ると言う意味ではとても重要な物になります。
個人情報を大切に取り扱う事業者である、と言う事を明確にし認められた事業者のみ使用することが出来るマークなのです。
マークが付与される事業者は、国内に活動拠点がある法人に限られています。
そして、いくつかの条件を満たしていて、個人情報の保護を推進する動きがあれば審査を受けることが出来て、審査に合格することでプライバシーマークが付与されます。
プライバシーマークを取得することが出来れば、マークを事業者の宣伝広告やホームページ・封筒や名刺などに表示することが出来るため、大きくアピールすることが出来ると共に、顧客の信頼も得ることが出来ます。
プライバシーマーク取得・更新を行う上で必要となる制度知識や手続き・概要・内容・歴史
取得には、JIS(日本工業規格)の規定、JIS Q 15001に合致した個人情報保護体制が整えられていることが必要となります。
JIS Q 15001は個人情報保護マネジメントシステムに関わる規格であり、個人情報を取得する際には本人の同意を得ることや、取得した個人情報の利用の範囲、取り扱いや管理などについて細かく定められています。
1.その状態を維持していく大変さ
プライバシーマークを取得した後も二年ごとに更新を行う必要があることに加えて、一年に一度の内部監査を行ってその資料を保管しておくことが義務付けられています
2.従業者に対して一年に一度の個人情報保護教育を行う必要がある
常勤の正社員のみを従業者としている場合には新人教育の過程で全員に教育を施せば良いと考えられますが、この義務はパートやアルバイトなどの短期従業者に対しても適用されます。
そのため、非常勤の人材を活用する企業の場合には採用の度に個人情報保護教育を行う必要が生じてしまうのです。
プライバシーマーク(Pマーク)を取得することが決まった多くの会社がまず最初に直面する問題。
それは、「まず何から始めればいいんだろう?」ということ。
知り合いですでに取得経験のある人がいればその人に頼ったり。
でもそう都合よく人材がいたりツテがあったりする会社ばかりではありませんよね。
そのような会社の多くは、まずプライバシーマークのセミナーに参加してみることが多いようです。
『自分のレベルにあっているか』
取得するためのルールは、はじめて取り組む方には複雑です。
開催者によっては、「ある程度理解している人」を対象にしていたり、
「分からないことは調べてください」とばかりに専門的な言葉が飛び交うところがあります。
特に公的な機関が開催しているセミナーにこういった傾向があるようです。
『セミナー講師の実績は十分か』
一口にプライバシーマークのセミナー講師といってもさまざまな人がいます。
プライバシーマークの規格は法律のような文言になっており、
解釈する人によって理解が分かれるところもあります。
コンサルティングやセミナーの実績数、多くの業種への対応経験の有無などに
よってスムーズに取得できるかが変わってきます。
『セミナーのコンセプトが明確か』
運用の手間を少なくしてできるだけ作業負荷がかからないことを望んでいるのか、
もしくは多くの個人情報を取扱うため多少の手間がかかってもしっかりした対策を
行っていきたい等の「ゴール地点をどこに設定しているか」。
これが自社で取り組む際の考え方とあっているかを確認してみるといいでしょう。
プライバシーマーク体験談
私は群馬県にある広告代理業をしている会社に勤めています。
たくさんの地元会社から広告の依頼が来るので、とても忙しく働いています。
同じ広告代理業をしている会社が個人情報を漏えいさせてしまったという知らせを聞きました。
個人情報を漏えいさせてしまったせいで、信用を失ってしまい、会社を畳まなければならない状態に追い込まれてしまったのです。
社長はこの話をとても重く受け止めており、個人情報管理を今まで以上にしっかりしなければならないという指示をしました。
しかし、今まで以上と言っても、何を行っていいのか社員はわかりませんでした。
わが社には個人情報管理について、明確なマニュアルがありません。明確なマニュアルがない以上、動きようがなかったのです。
そこで、会社として外部の人にコンサルを依頼することにしたという話になりました。
どんな人に依頼をしたかと言うと、地元で個人情報管理に関して、とてもしっかりやっているという証しである、プライバシーマークを取得している会社に依頼したのです。
担当者がわが社に来て、現状について見てもらいました。
その人がヒアリングしたあとの感想は、まだまだ改善の余地があるとのことでした。
というよりも、改善させなければいけないといういい方にも聞こえました。
具体的にどのような改善方法をとったら良いのかについて教えてもらいました。
その担当者が作成して、プライバシーマーク取得につなげたというマニュアルをもらうことができました。
そのマニュアルを見ると、確かに私の会社ではできていないことばかりでした。
社長命令で、そのマニュアルに従って、個人情報管理を徹底するように言われました。
できなかった場合は、ペナルティーがあるということで、社員は必死になりました。
必死になれば、個人情報管理を徹底して守ることもできるようになりました。
なんと、私の会社もプライバシーマークを取得することができたのです。やればできるということを実感した瞬間です。
プライバシーマークの取得ってどうやるの?更新するために必要なことは?他の会社がプライバシーマークをどのように運用しているのか参考にしてみよう!
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