請求書をメールで送付するなどペーパーレス化を進めてはいたが、原本保管が必要で費用削減効果は少なかった。TIWC VDR®電子稟議の導入により法的根拠の下に紙の廃棄ができ、保管コストを削減するとともに、いつでもどこでも稟議申請、承認ができるため、業務効率が大幅に向上した。

株式会社東京コンサルティングファームは若い世代の社員が非常に多く、活気にあふれた事務所を取材で訪問しました。同社ではもともと請求書などをメールのみで送付するなど、業務のペーパレス化に取り組んでいましたが、紙資料削減の一環で電子稟議システムの利用を検討した結果、「TIWC VDR®電子稟議」を導入いただきました。見積書から契約書、請求書に至るまで電子稟議による決裁を経て顧客へ提示しています。

若い社員たちに活躍、成長してもらうためにノウハウ・ナレッジの蓄積を行う目的で、お客様との商談内容、とりわけ、お叱りやクレームなどを電子稟議システムで報告するようルール化しており、再発防止と業務の質的向上に努めているということです。

同社の業務特性上、ペーパーレス化を行うといっても、厳に法的要請に応えられる形でデジタル文書の記録・保管（書面の真正性確保）を行う必要があり、その観点から電子稟議システムを検討すると、電子証明書とタイムスタンプを全ての資料・書面へ同時に付与することができるTIWC VDR®電子稟議が最も適していると評価されました。実は、多くのシステムを調査検討したところ、電子証明書とタイムスタンプの併用による強力なデータ改ざん防止効果を持つサービスが他にはなく、この点が導入の決め手となったということです。

承認者は一日に数十件の申請に目を通しています。TIWC VDR®電子稟議は、全ての営業担当者及び各拠点責任者、管理部門で毎日利用されています。クラウドシステムなのでいつでもどこでも利用することが可能で、従来より稟議承認までに要する時間を短縮できているということです。

業務の効率化とコーポレートガバナンスは両立するのでしょうか。TIWC VDR®では、例えば見積書をPDF化して稟議添付書類とする際に、電子証明書とタイムスタンプを同時付与することで申請者本人であることを確認するとともに添付後に書換えや差替えなどができない仕組みになっています

こうした点から、TIWC VDR®電子稟議は業務のスピードアップとともに「内部統制強化」のツールとしても機能している、と代表取締役社長の小林祐介氏に話していただきました。TIWC VDR®では、前述した顧客からの反応など、申請案件に関わる報告書も関連付けることができるため、業務に関連する情報などを漏らさず正確に記録し、ナレッジの蓄積、整備が可能だということです。

「弊社が一番気に入っているのは、稟議、報告の見える化です。営業の流れが見え、誰のところで申請がストップしているかが一目瞭然となりましたので、承認者がサボれなくなりました。」とユーモアを交えてお話しいただきました。申請から承認までのフローがいつでもどこでもビジュアルで確認できることにより、稟議フローが各段にスピードアップしたということです。

電子証明書とタイムスタンプを同時に付与することができる点を大きく評価いただきましたが、TIWC VDR®では電子証明書の取得費用やタイムスタンプ利用料が全て料金に含まれており、リーズナブルなコストで電子稟議システムを導入することが可能です。

しかも電子証明書、タイムスタンプとも回数制限なし、何回利用しても同一料金なので、追加コスト等心配する必要なくシステムの利用が可能です。