ペーパーレス化が進まない最大の障害は、心理的な抵抗にあります。ベテラン社員ほど今までの仕事の仕方を変えることに抵抗があり、ペーパーレス化に対して消極的な場合があります。本格的にペーパーレス化を導入するのであれば、トップダウンによる強力なリーダーシップを持って推進する必要があります。

ペーパーレス化を導入するということは、会議資料や稟議書など、ビジネスにおける基本的なオペレーションをすべて刷新することを意味します。新しい方法に慣れるまでに、時間と多大な労力がかかるのは事実です。前述の心理的な抵抗と相まって、新たなオペレーションを学ぶことに消極的な人もいるでしょう。

国がペーパーレス化を推進しているからといって、すべての書類を電子化できるかと言えばそういうわけではありません。宅建業法における重要事項説明書や賃貸契約書は、法律上「書面を交付」という文言があるので、ペーパーレス化することができません。ペーパーレス化に取り組む場合は、事前に専門業者と相談しながら準備する必要があります。

日々の業務で取り扱う書類は思っている以上に多くあるものです。それらの文書類を洗い出し、どのようなルートで動いているのかを把握するところからペーパーレス化の準備は始まります。つまり、文書の棚卸です。一つの文書の流れを追うことは業務の流れそのものを確認することになります。この作業によって業務フローの無駄に気づき、ペーパーレス化以前の業務効率化が叶うかもしれません。業務の流れをシンプルにすることは、ペーパーレス化の効果を高めることにもつながります。

オフィスのペーパーレス化は、これまでの業務の流れに大きな変革をもたらします。新しいシステムの導入で情報伝達のスピードも変わりますし、どこで情報が滞っているかが一目瞭然なのでみだりに後回しにしたり自分だけで握っておくこともできません。そこで否応なく突きつけられるのが、意識の変革です。コーディネーターを置いて現場に知識を浸透させるだけでは不十分で、各部署の上長はもちろん、経営トップも積極的に関与して社員を鼓舞すると良いでしょう。これは企業理念を掲げ、指針を示すことと同じです。ペーパーレス化に取り組む理由を明確に示し、リーダーシップを発揮することでペーパーレス化の動きはさらに加速していくはずです。

多くのソリューションは、電子帳簿保存法対応の帳票電子化の機能と、電子契約の機能が個別のサービスとして提供されています。つまり、社内業務を包括的にカバーできる「ペーパーレス業務システム」として提供されていないのです。今後のAIやブロックチェーンの活用を見据えると、ビジネスデータは一元管理すべきだと思います。

稟議や決裁は電子化できるものの、添付する見積書や請求書が紙保存というケースも見られます。一般に業務で用いるあらゆる書類に対応できなくては、ペーパーレス化の恩恵も中途半端になってしまう恐れがあります。

多くのシステムが税法には対応していますが、会社法や電子署名法まで網羅しているシステムはとても少ないようです。デジタル化保存が可能になっている法律が現状251本あるので、会社が属する業種で遵守すべき関連法規はきちんと押さえておきましょう。

ビジネスの現場でペーパーレス化の対象となる書類は、社内の稟議・決裁、議事録や労務関連書類、外部とのやりとりでは見積書・発注書・納品書・受領書・請求書など、そして外部の合意の証として契約書と、守備範囲はとても広いものです。今後を考えるとビジネスデータを包括的に、全ての領域をカバーするサービスが必要となってくるでしょう。

導入にあたってどうしても必要だと思われるのは、電子契約に関する機能です。契約書は作成から文書の取り交わし、保管に至るまで多くの手間と時間がかかりますし、先述した印紙税も関わってきます。なので、電子契約関連の機能が充実したシステムを選ぶことが大きなポイントとなります。