機密文書の種類まとめ

機密文書の種類についてまとめてみましたので、ぜひチェックしてみてください。

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機密文書とは?

機密文書とは、会社にとって、秘密を保持する必要性がある書類です。会社が取り扱う機密文書は、その性質により「極秘文書」、「秘文書」、「社外秘文書」の3つに分けられます。

出典 Fellowes

会社では一般書類だけでなく、重要書類を取り扱うことがあるのです。

機密文書の種類

企業の経営に直結するような、最も厳重に保持する必要がある文書です。国家が扱う極秘文書は「漏洩が国の安全、利益に損害を与える恐れのある情報を含む行政文書」とされています。

極秘文書は最高ランクの重要度を持つ機密文書です。

極秘につぐ程度の秘密で社内であっても関係者以外に知らせてはならない性質をもつ文書。

重要契約書や人事関連文書、個人情報などがあたります。

社外秘文書とは、経営上、社外のものに公表することが適切でない文書と、会社の政策を記載した文書や諸統計・調査資料などです。

それぞれの機密文書は外部に漏れると会社どころか、国家や大きな組織であっても先行きが怪しくなることもあります。

機密書類処分の危険性

社員の不正による情報漏洩事件

社員の不正による機密情報漏洩事件も起こっています。社員が機密情報をコピーし、不正に持ち出すケースです。銀行の顧客リストや企業の人事情報など、マスコミに公表されているものだけでも、その事例は数多くあります。

アンケート回答者の情報などが漏洩してしまったケースも多々あります。

個人情報保護法では、情報の漏えいによって実質的に被害をこうむる個人がいなくても、個人情報を正しく取り扱わなかったこと自体が義務違反と判断され、罰則(刑事罰)として「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金」が科せられます。

情報の漏えいは重要な事態を招きかねないことなのです。

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