「貸主に伝える」方法ですが、どのような方法がよいでしょうか？
方法に制限はありませんが、「内容証明郵便」という方法が一般的です。
内容証明郵便は文字通り、郵便局が書かれている内容を配達したと証明してくれる郵便です。
口頭や普通の手紙だと、「聞いてない」「手紙を受け取ってない」と貸主に言われた場合証明する手段がありません。
後々、言った言わないという争いを防ぐために内容証明郵便を利用するのです。