下見にいって責任者クラスの店員と話をすることです。
大人数の場合は特に払う金額も大きくなるため、前もって顔を合わせておくと当日も何かと気にかけてくれます。
そうしておくと多少の融通が可能な場合が多いので、遠慮せず相談してみることが大事です。