バーチャルオフィスとは、レンタルオフィス等と異なり業務スペース(事務所)を構えることなく、事業を始める際に必要な住所、電話番号などの基本的な情報などを借りることができるサービスです。バーチャルオフィスなら会社設立やオフィスを構える際の初期費用を抑えながらも一等地の住所で法人登記が可能です。
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専用のスペースを借りるレンタルオフィスやシェアオフィスとは違い、バーチャルオフィスの場合は事務所スペースが実在しないのが大きな特徴です。
バーチャルオフィスの基本的なサービス内容は、郵便物の受取りと転送、電話番号やFQX番号の提供などです。
バーチャルオフィスのサービスを手掛ける業者によっては、秘書代行サービスや法人登記の代行サービスにも対応可能なケースもあります。
バーチャルオフィスを利用することにより、自宅以外の住所を使用することができます。
とくに個人事業主の方でビジネス用のコーポレートサイトを運営している場合、オフィスの所在地として、バーチャルオフィスの住所を掲載することができます。
そのため、ご自身のプライベートな住所を公開する必要もなく、プライバシーの保護にも繋がります。
東京都の場合は、銀座・赤坂・渋谷など、人気の高いエリアを自由に選択できるのも魅力的で、ステイタス感に浸ることもできるでしょう。
バーチャルオフィスは基本的に仕事上で住所を借りるだけなので、この先引越しする予定がある方でも、引越し先の住所を知らせる必要もありません。そのため、引越しの影響を受けることもなく、ずっと同じ住所を使うことができます。
顧客（取引先）や銀行などの金融機関、公的機関からの信用や信頼性という観点からバーチャルオフィスを判断すると、賃貸オフィスに比べて不利な点はありません。
顧客や信用が少ない起業当初は、「企業イメージ＆ブランディング」も大切です。特に、会社住所は企業のイメージを担う要素として、お取引先様やお客様の信用を得る為に重要な役割を果たします。
そのため、法人会社登記、ホームページ、名刺など、起業家にとって都心一等地の会社住所の利用は重要です。
バーチャルオフィスなら契約時にご希望の店舗（住所）を選択することができるため、都内一等地に賃貸オフィスを借りることなく、同じ地区の住所のみをレンタルすることが可能です。
一般的にオフィスの賃貸契約には、保証金、礼金、前家賃などをあわせ、賃料の半年～1年分程度の初期費用が発生します。また、電話やFAX、インターネット回線の敷設、OA機器やオフィス家具などの購入といった費用も大きな負担となります。
「社員は1名～数名。モバイルで利用できるインターネット環境とパソコンさえあればどこでも仕事ができる」といったノマドスタイルで働ける企業や、経営者の自宅などで仕事ができる環境が整っている場合は、バーチャルオフィスを利用して、オフィス開設にかかる初期費用を大幅に圧縮できるでしょう。
また大企業であっても、そのエリアへの本格的な進出を検討するためのテストマーケティングなどのケースでは、できるだけ初期費用を抑えたいのではないでしょうか。そのような際にもバーチャルオフィスは非常に便利です。
近年ネットショップを開設する個人事業種が増えていますが、ネットショップ運営では事業者住所の開示が不可欠。
自宅住所を公表することに抵抗を感じる方、信頼性のある住所（都内住所など）を利用したい方にもおススメできるサービスです。
バーチャルオフィスは審査のハードルがそれほど高いわけではなく、落ちにくいと言われてはいますが、誰もが無条件で通過できるというわけではありません。
業種によってはバーチャルオフィスの契約ができない、または開業ができない場合もあります。投資・情報商材販売など、事業内容や事業目的が疑わしい場合は、審査に落ちやすくなります。
バーチャルオフィスを利用の際に、法人の銀行口座の開設ができないケースもしばしばあります。
ただし、業者によっては特定の銀行やネットバンキングとの連携により、法人の銀行口座の開設もスムーズに対応できる場合もあります。
このような失敗を未然に防ぐためにも、申し込み前に法人の銀行口座の開設の是非について尋ねておくと良いでしょう。
バーチャルオフィスは、ひとつの住所を多数の企業で共有しているため、他会社との住所の重複が起こってしまいます。
そのため、同じバーチャルオフィスの利用者様同士、所在地が同じ住所を保有するため検索エンジンなどで住所を検索した場合、御社だけではなく、他社様が表示されてしまうことがあるのです。
情報を明かすことは「信頼」でもありますが、これはバーチャルオフィスをご利用いただく上ではご留意が必要です。
ただし、レンタルオフィスを借りても同じ課題はあります。他社様との住所の重複を避けたいのであるならば、独自の賃貸オフィスを借りるしか選択肢がありません。
バーチャルオフィスの何倍もコストをかけて、賃貸オフィスを借りて、その価値があるかはじっくりと検討されることをお勧めします。
例えば、中古のリサイクル業で起業をお考えの方は「古物商許可申請 」が必要になってきますね。管轄の警察署の窓口へ許可申請書の提出が必要になるわけですが、まずは電話をして正直にバーチャルオフィスを利用することを伝えて、そのうえで許認可の取得が可能かどうか確認ください。
バーチャルオフィスと契約したけれど、営業許可が下りずに新しく事業が始められない・・・という残念な事態がないように事前に必ず確認はしてください。
バーチャルオフィスの契約の際に発生する初期費用とは、おもに入会金と保証金の合計額となるのが一般的です。
バーチャルオフィスの業者では、便利でお得なプランがいくつか用意されており、どのプランを選択するかによっても、入会金の金額に格差が生じます。
格安プランの場合は初期費用が1万円以下の場合もありますが、サービスが充実したプランを選択した場合は、1万円台～8万円台の費用が発生するケースもあります。
入会金とは別に保証金が別途発生することもあります。賃貸する時、敷金という名目で保証金が必要なケースもありますが、バーチャルオフイスも同様です。月額利用料金が万が一未払いになった時の補填に利用されます。バーチャルオフィスは保証金がかからないケースの方が多いですが、発生する可能性もありますので、その点は注意が必要になります。
賃貸の契約更新のように更新費用という名目で費用が発生する場合があります。月額費用は安く見えても、一定期間の契約ごとに契約更新費用が発生すれば、それほど安くならないかもしれません。更新費用がかかるバーチャルオフィスは少ないですが、こちらも費用が発生するか確認しておきましょう。
バーチャルオフィスの申し込み・契約の際に、本人確認用書類として、顔写真付きの身分証明書の提出が必須となります。
法人として申し込みを行う場合は、発行日から3ヶ月以内の登記簿謄本(履歴事項全部証明書)の提出が求められる場合があります。
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