機密文書廃棄を業者に任せる理由とは?

書類を捨てるだけなら簡単ですが、機密情報の書かれたものとなると、扱いには慎重にならなくてはなりません。
そこで安心感が感じられるのが、機密文書廃棄の専門業者です。

FC2USER577663JIL さん

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機密文書の種類とは?

機密文書とは、その名の通り機密しておかなくてはならない内容の書かれた書類です。
主には、以下のような種類が挙げられます。

企業における機密文書(あるいは機密書類)を定義付けるとすれば、「企業に関する極めて重要で秘密保持が必要な文書」であるといえます。機密文書には機密の度合いのレベルによって主に次の3種類があります。

機密文書の中で最もポピュラーなのは自社の企業秘密に関わる文書です。企業秘密は一般的にその企業独自の技術、経営情報、顧客情報などを指します。

会社にとって、もっとも重要な書類のことをさします。極秘文書が漏洩してしまうと、会社にとって重要な事業の継続が難しくなり、最悪の場合は倒産しかねません。会社の存続を揺るがす大きな影響が出るものです。経営に関係する、ほんの一部の社員のみが扱うことができます。

極秘ほどではないにしろ、その次に機密にするべき情報のことです。社員の中でも、秘文書を扱う関係者にしか閲覧や管理ができません。人事に関することや、社員の個人情報などが秘文書にあたります。

■社外秘文書

社内での共有は許されますが、社外で漏らしてはいけない文書です。顧客情報や、営業企画書など社外に漏洩すると不利益を被る可能性のある文書を指します。

機密文書廃棄を業者に任せる理由

専門的なサービスを提供する業者に依頼するわけですから、文書を処分するだけとはいえ、もちろん費用がかかります。
なぜ、機密文書は費用を支払ってまで慎重に処分するべきなのでしょう。

溶解処理された文書は、情報が確認できない繊維の状態になり、再生紙の原料として資源化されます。環境に悪影響を及ぼさない対策を施してから処理されるので安心です。
業者によっては「溶解証明書」や「リサイクル証明書」を発行するところもあり、その場合には環境への取り組みの一環として企業のプロモーションに役立てられます。

重要な文書を処理する費用がどの程度かかるのか知っていますか?まず社内での処理する費用についてですが、シュレッダーの設置費用や電気代、ゴミ代などがかかってきます。さらに社員が勤務の時間を割いて行うため、人件費も大きな負担となるでしょう。シュレッダーに割く時間を業務に回せれば、企業にとってプラスとなるはずです。

■特に気を付けたい法的リスク

情報漏洩に伴い法的リスクが発生してしまうと、下記の罰金はもとより、会社としての信頼も大きく低下してしまいます。
こういったトラブルを防ぐ意味でも、機密文書廃棄業者を利用する意義は大きいです。

営業秘密と認められる機密文書が不正に侵害されたとき、刑事罰に問われ「10年以下の懲役若しくは2000万円以下の罰金」などの重い罰則が与えられます。

法的にも罰則が科せられる可能性のある機密文書は軽率に扱わず徹底した管理と、処理が求められます。

おすすめの機密文書廃棄業者

機密文書廃棄業者を選ぶなら、料金面や処分方法、証明の有無など、それぞれの特徴をしっかり比較しましょう。

■株式会社 キーペックス

キーペックスの溶解処理サービスは、シュレッダーとは異なり、簡単に廃棄する方法なのでお客様の手間を省き、ゴミも出ません。シュレッダーの場合、バインダーやファイルから紙だけを抜き取り、クリップなどをはずす必要がありました。溶解処理による廃棄方法では、その作業が一切必要ありません。溶解処理工程で紙以外のものは連続異物除去装置で自動分別され、工場内の燃料等に生まれ変わります。

1箱単位での回収を行っています。17時までのご依頼で、翌営業日には回収に伺います。スピーディーな対応を心掛けていますので、オフィスに書類が蓄積しません。

KEEPEX
千葉県千葉市中央区中央港2-4-4
TEL 043-241-6891

■株式会社 要興業

直接溶解処理は、製紙会社との提携で実現した処理方法です。
当社のドライバーがお客様のオフィスを伺って書類を回収し、そのまま製紙会社の工場へ直接持ち込み、未開封のまま機械に入れ、100%リサイクルさせます。

直接溶解プランは、処理対象物が書類であること、及び原則として1現場のみでトラック一台の積載を終わらせるという条件となります。
その条件を満たすことができるのであれば、当社が用意している他のプランと比べて極めて低い費用でサービスを提供することができます。

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