機密文書の廃棄を任されたけどどうしよう!信頼できる業者に依頼だ!

機密文書の破棄を任されたけれどどのように処分すればいいのでしょうか。情報漏洩のリスクを考えると信頼できる業者に依頼するのが一番です。信頼できる業者の選び方やおすすめの業者を紹介します。

FC2USER730944XIL さん

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そもそも機密文書って何?

大事なものとは分かっているけれど、そもそもどんなものが機密文書にあたるのか。いまさら聞けない機密文書の定義を確認してみましょう。

重大なプロジェクト資料や未発表研究データ、未公開の情報、経理文書など。

組織図
プレゼンテーション資料
開発に関する資料
顧客資料
企画書類、など

機密文書の破棄経験者に聞く破棄方法

機密文書の破棄をしたことがある人達はどのような方法で破棄をしたのでしょうか。

・ペンなどでぬりつぶした後にシュレッダーで文字を再現不可能にする。(20代/女性/契約派遣社員)
・以前、お客さんの個人情報の処理をまかされました。まとめて焼却炉で燃やしました。あとかたもなくなるまで何度も確認しました。(60代/男性/無職)
・段ボールに入れて、業者に頼んで特殊な薬品で溶かすという処理をしました。(20代/女性/無職)

・シュレッターで細かくし、さらに袋の中でもみ、ばらばらにした。(40代/女性/会社員)
・徹底的にシュレッダーにかけた後、外から見えないように紙袋などに入れてゴミにしました。(30代/女性/無職)
・機密文章の処理については、処理手順が決まっていて手順に従っていました。(60代/男性/自営業(個人事業主))

機密文書は個人で破棄をすることもできますが、その数が多いとかなり労力が必要となりそうです。

機密文書の破棄で気をつけたいこと

機密文書をそのままゴミ箱に捨てるようなことがあっては、機密情報が簡単に漏れてしまいます。機密文書を廃棄するときには、内容がわからないようにしてから捨てなければいけません。

シュレッダーを使用する
機密情報を含んだ書類をメモや裏紙として使用しない
第三者が容易に持ち出せる場所に廃棄しない
シュレッダーを使用して書類を廃棄していても、シュレッダーの性能によっては書類の内容を復元できる場合もあるので、機密情報の内容に応じた廃棄方法を選択する必要があります。

機密文書の破棄業者選びで知っておきたいこと

重要な情報が書かれている機密文書は個人で処理をするには労力がかかったりリスクが大きかったりします。破棄業者を選ぶ場合はどのようなことに気をつければいいのでしょうか。

■認証取得の有無

業者が情報保護やセキュリティに関する認証を得ていることを確認してください。業者を選ぶ際の目安になります。

セキュリティ認証には、情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格である「ISO27001」や、プライバシーマークといったものがありますが、プライバシーマークは個人情報だけに限られます。

■廃棄手順の確認

同じシュレッダー廃棄でもセキュリティレベルには違いがあります。溶解処理も同様です。実際にどのような廃棄をしてくれるのか、担当者に聞きましょう。

場合によっては回収した書類が何日も回収業者のもとに放置されてしまうこともありますので、すぐに見積もりをしてくれることや、即日処理ができることなどを基準に業者を選ぶようにすると、より安心です。

信頼できる機密文書破棄業者

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