日本では1962年に富士ゼロックスがゼロックスの複写機を普及しはじめました。

これ以降、コピー機はオフィスに欠かせないものになりました。

紙から紙へ複写するために登場したコピー機は機能を増やして複合機として発展して現在に至ります。

ランニングコストとは「使用時にかかるお金」のことを言います。

購入後の維持費（ランニングコスト）は主に機械代（リース代）+保守料金+消耗品（紙等）になります。

私が経営に参加していた会社ではコピー用紙は2500枚はいって1250円のものを使っていました。
よって一枚０．５円程度となります。

ただし業務の内容によっては上質なものを使わなくてはならないこともあるでしょうから、高くなる場合もあります。

カウンター料金とはいわゆる保守料金を指します。

カウンター料金の高いコピー機は価格が安く、逆にカウンター料金が安くなるとコピー機のリース価格は高くなります。

プリンタ―を使う上で、一番のネックはインク代ですよね。

いくら安いプリンターを選んでも、インクを使い切れば、新しいインクカートリッジを購入する必要があります。

純正のインクカートリッジ一式なら、3,000～7,000円以上もするため、印刷を頻繁にする人ならインク代の高さには大いに不満のはずです。

一般的に、複合機（コピー機）本体の購入方法には、以下の３つの選択肢があります。

・現金一括
・分割払い（クレジット）
・リース契約

注意したいのは、3番目の【リース契約】は、新品の複合機（コピー機）購入時にのみ選ぶことができるということです。

最も確実に経費削減するには、コピー枚数を毎月正確に把握することである。

毎月の枚数を正確に把握しておけば、契約更新時に営業担当者とともに実績に応じた具体的な話と契約ができ、経費削減につなげることができる。

トナーやインクは毎回の印刷において消耗されるものであり、大きなコスト削減の余地があります。トナーやインクの経費削減は、大きく分けて二つの方法が考えられます。

一つ目は、トナーやインクをまとめ買いして1本あたりの価格を抑えたり、リサイクルトナーやインクを利用したりする。二つ目は、専用ソフトを導入してトナーの消費量を節約する方法です。印刷の質を落とさずに印刷コスト削減が可能です。

カラーの必要性がない資料は、フルカラーではなくモノクロ（白黒）印刷にすることで大きなコスト削減が期待できます。

例えば、フルカラー印刷は社外で使う資料や、写真・デザインなどの印刷に制限し、モノクロ印刷は社内の会議資料や研修資料などに使い分けすれば、トナーやインク代を削減することができます。